Undgå for højt papirspild – hav udlægs- og rejseafregning i skyen

Der er flere ulemper ved fysiske kvitteringer. Én ting er, at de er svære at holde styr på. Noget andet er, at det blot er spild af papir. Er det noget, du ønsker at bekæmpe, så er det f.eks. oplagt, at du i din virksomhed vælger at integrere en form for udlægs- og rejseafregning i skyen.

Det sikrer, at dine ansatte ikke skal bede om flere kvitteringer, så der både er én til deres personlige budget og én, der kan bruges til bogføring i firmaet, når de har foretaget et udlæg.

I denne forbindelse bør det dog gøres klart, at det selvfølgelig ikke kun er noget, der er værd at integrere i den daglige gang i din egen virksomhed, for at undgå spild af papir. Det er også noget, der er værd at investere i og få til at spille sammen med dine øvrige systemer, fordi det kan spare dig og dine ansatte for tid.

Det er noget, der betyder, at hvis du ikke allerede har udlægs- og rejseafregning i skyen, så er det ved at være på tide, at det er noget, du får lavet om på, da det fører flere fordel med sig.

Dine ansatte kan bogføre kvitteringer, når de er på farten

Når et system ligger i skyen, så kan det også tilgås alle steder. Ofte endda via en app direkte fra en smartphone. Det er også med til at gøre det muligt for dine ansatte, at angive deres udlæg og vedhæfte en kvittering, når de er på farten.

Det betyder, at de kan nøjes med at få én kvittering, som de kan tage et billede af og derefter selv beholde. De er dermed ikke nødsaget til at bruge ekstra papir på, at bede om to kvitteringer, for at sikre, at de også selv har dokumentation.

Ofte forholder det sig nemlig således, at de ansatte også gerne vil have en kvittering til sig selv, så de selv har noget, der kan dokumentere deres udlæg, hvis kvitteringen f.eks. ender med at blive væk for bogholderiet.

Ved at have et system, hvor de ansatte kan uploade et billede af deres kvittering og blot beholde den selv, så er der ikke noget problem ved udelukkende at få en kvittering. Derfor er det i sidste ende også med til at nedsætte papirspil – det er ikke meget, men lidt har naturligvis også sin ret.

Det sparer også på ressourcerne

Dertil skal det også nævnes, at det er noget, der sparer på virksomhedens ressourcer. Der bliver ikke brugt nær så meget tid på at indhente kvitteringer fra ansatte, der glemmer dem, bogholderiet skal ikke selv stå for at scanne dem ind og dertil kan de ansatte fokusere på at gøre deres arbejde.

Derfor er der bestemt også mange fordele ved at investere i og få integreret et godt system til afregning af både udlæg og rejseudgifter, så det ikke længere er noget, der skal klares på gammeldags manér med fysiske kvitteringer og indscanning af disse, for at kunne bogføre dem som bilag.